Politica GDPR
Ultima actualizare: Iulie 2026
1. Introducere
La COGNIA, respectarea confidențialității și protecția datelor cu caracter personal reprezintă o prioritate și un principiu esențial al activității noastre.
În cadrul activităților de consultanță organizațională și al serviciilor furnizate prin intermediul site-ului www.cognia.ro, prelucrăm date cu caracter personal în mod responsabil, transparent și în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția datelor (GDPR), precum și cu legislația aplicabilă din România.
Prin această politică vă explicăm ce date colectăm, în ce scop le utilizăm, cât timp le păstrăm și care sunt drepturile dumneavoastră.
2. Operatorul de date
Operatorul datelor cu caracter personal este COGNIA SERVICII PSIHOLOGICE SRL (denumită în continuare COGNIA), cu sediul în Cluj-Napoca, str. Mănăștur, România, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului sub nr. J12/1744/2022, având CUI 45911508, e-mail: office@cognia.ro, tel. +40 767 343 217.
În cuprinsul prezentei politici, termenul „Site” se referă la website-ul disponibil la adresa www.cognia.ro.
Pentru orice solicitare privind prelucrarea datelor cu caracter personal ne puteți contacta la adresa de e-mail office@cognia.ro.
3. Categorii de date prelucrate
În funcție de interacțiunea utilizatorului cu Site-ul, pot fi prelucrate următoarele categorii de date:
3.1. Date furnizate direct de utilizator
Prin formularele de contact, solicitările comerciale sau comunicările transmise către COGNIA:
- nume și prenume;
- adresă de e-mail;
- număr de telefon;
- companie / organizație (după caz);
- funcție profesională (după caz);
- conținutul mesajului transmis;
- orice alte informații furnizate voluntar.
3.2. Date colectate automat
La accesarea Site-ului pot fi colectate automat:
- adresa IP;
- tipul browserului;
- sistemul de operare;
- informații despre dispozitiv;
- data și ora accesării;
- paginile accesate;
- durata sesiunii;
- informații privind consimțământul pentru cookie-uri;
- identificatori online și date tehnice similare.
3.3. Date privind comunicările profesionale
În contextul relațiilor comerciale și profesionale, pot fi prelucrate:
- date de identificare profesională;
- istoricul comunicărilor;
- informații privind solicitările sau colaborările;
- date necesare formulării ofertelor și gestionării relațiilor contractuale.
4. Scopurile și temeiurile legale ale prelucrării
COGNIA prelucrează datele personale numai în scopuri determinate, explicite și legitime.
| Scopul prelucrării | Categorii de date | Temeiul legal GDPR |
| Răspuns la solicitări și mesaje | nume, email, telefon, conținut mesaj | art. 6 alin. (1) lit. b), în măsura în care solicitarea vizează încheierea unui contract sau măsuri precontractuale, respectiv art. 6 alin. (1) lit. f) pentru celelalte solicitări
|
| Furnizarea serviciilor și gestionarea relațiilor comerciale | date de contact și profesionale | art. 6 alin. (1) lit. b) |
| Programarea întâlnirilor și gestionarea comunicărilor profesionale | date de contact | art. 6 alin. (1) lit. b) și/sau lit. f), după natura solicitării |
| Îmbunătățirea experienței site-ului | date tehnice și cookie-uri | consimțământ (pentru cookie-urile care necesită consimțământ) și, după caz, interes legitim pentru funcționalitățile strict necesare ale site-ului |
| Analize statistice și securitate IT | date tehnice | art. 6 alin. (1) lit. f) |
| Respectarea obligațiilor legale | date necesare conformării | art. 6 alin. (1) lit. c) |
| Marketing și newsletter | email, preferințe | art. 6 alin. (1) lit. a) |
Interesul legitim al COGNIA include:
- protejarea securității Site-ului;
- prevenirea fraudelor și a utilizării abuzive;
- gestionarea relațiilor profesionale;
- gestionarea solicitărilor transmise prin formularele de contact disponibile pe site;
- îmbunătățirea serviciilor și a experienței utilizatorilor.
5. Prelucrarea datelor sensibile
COGNIA desfășoară activități de consultanță organizațională, dezvoltare organizațională și servicii dedicate proceselor de evaluare și dezvoltare a organizațiilor.
Prin intermediul site-ului NU solicităm și NU încurajăm transmiterea de date sensibile prin formularele publice de contact.
În situația în care astfel de date sunt transmise voluntar de către utilizatori:
- acestea vor fi tratate cu un nivel ridicat de confidențialitate;
- vor fi accesate exclusiv de persoane autorizate;
- vor fi utilizate numai în măsura necesară pentru gestionarea solicitării;
- vor fi protejate prin măsuri suplimentare de securitate.
Dacă anumite proiecte sau servicii presupun prelucrarea unor categorii speciale de date în sensul art. 9 GDPR, COGNIA va furniza documentație contractuală și informări separate.
6. Comunicări comerciale și newsletter
Dacă utilizatorul își exprimă consimțământul explicit, COGNIA poate transmite:
- informații despre servicii;
- materiale profesionale;
- articole și resurse;
- invitații la evenimente;
- comunicări privind proiectele și activitățile COGNIA.
Consimțământul poate fi retras în orice moment: prin e-mail la office@cognia.ro.
Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării anterioare.
7. Destinatarii datelor
Datele pot fi divulgate numai în măsura necesară către:
- furnizori de servicii IT și hosting;
- furnizori de servicii email și comunicare;
- consultanți juridici, financiari sau de securitate;
- furnizori de servicii de analiză web;
- furnizori de servicii de mentenanță și administrare a site-ului;
- autorități publice, atunci când există obligații legale.
COGNIA utilizează exclusiv furnizori care oferă garanții adecvate privind protecția datelor.
Nu vindem și nu comercializăm date personale către terți.
8. Prelucrări efectuate în cadrul proiectelor de consultanță organizațională
În cadrul proiectelor desfășurate pentru clienți persoane juridice, COGNIA poate prelucra date cu caracter personal în numele clientului, exclusiv în scopul furnizării serviciilor contractate. În astfel de situații, rolurile și responsabilitățile părților privind protecția datelor sunt stabilite prin documentația contractuală aplicabilă, în conformitate cu prevederile GDPR.
În funcție de natura proiectului, COGNIA poate avea calitatea de persoană împuternicită de operator sau, după caz, de operator asociat ori operator independent, aspect stabilit prin documentația contractuală aplicabilă.
9. Transferuri internaționale de date
În anumite situații, datele pot fi transferate în afara Spațiului Economic European, inclusiv către furnizori de servicii tehnologice.
În astfel de cazuri, COGNIA va implementa garanții adecvate, inclusiv:
- clauze contractuale standard aprobate de Comisia Europeană;
- măsuri suplimentare tehnice și organizatorice;
- verificarea nivelului adecvat de protecție.
10. Durata stocării datelor
Datele sunt păstrate numai pe perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate.
Perioade orientative:
| Tip de date | perioadă de stocare |
| Mesaje prin formularul de contact | pe perioada necesară soluționării solicitării, dar nu mai mult decât este necesar în raport cu scopul prelucrării |
| Date aferente relațiilor contractuale | conform obligațiilor legale aplicabile |
| Date pentru marketing | până la retragerea consimțământului |
| Log-uri tehnice și securitate | pe perioada necesară asigurării securității sistemelor informatice și conform politicilor interne privind retenția datelor |
| Cookie-uri | conform Politicii Cookie |
La expirarea termenelor aplicabile, datele sunt șterse sau anonimizate.
Datele aferente relațiilor contractuale și obligațiilor legale vor fi păstrate pe perioada prevăzută de legislația fiscală, contabilă și de arhivare aplicabilă.
11. Drepturile persoanelor vizate
Conform GDPR, utilizatorii beneficiază de următoarele drepturi:
- dreptul de acces;
- dreptul la rectificare;
- dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”);
- dreptul la restricționarea prelucrării;
- dreptul la portabilitatea datelor;
- dreptul la opoziție;
- dreptul de a retrage consimțământul;
- dreptul de a nu face obiectul unei decizii automate;
- dreptul de a depune plângere la ANSPDCP.
Solicitările privind exercitarea drepturilor pot fi transmise la:
office@cognia.ro
COGNIA va răspunde solicitărilor fără întârzieri nejustificate și, în principiu, în termen de maximum 30 de zile.
Dacă apreciați că drepturile dumneavoastră privind protecția datelor au fost încălcate, aveți dreptul să vă adresați Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) și instanțelor competente, în condițiile legii.
12. Securitatea datelor
COGNIA implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor personale, inclusiv:
- conexiuni securizate HTTPS;
- controlul accesului la date;
- politici interne de confidențialitate;
- parole și autentificare securizată;
- backup și monitorizare;
- măsuri împotriva accesului neautorizat;
- limitarea accesului pe principiul „need-to-know”.
Cu toate acestea, niciun sistem informatic nu poate garanta securitate absolută.
13. Date ale minorilor
Site-ul nu este destinat minorilor sub 16 ani.
COGNIA nu colectează cu bună știință date personale ale minorilor prin intermediul Site-ului.
Dacă se constată că au fost colectate astfel de date fără consimțământul necesar, acestea vor fi șterse fără întârzieri nejustificate.
14. Linkuri către alte website-uri
Site-ul poate conține linkuri către website-uri externe.
COGNIA nu este responsabilă pentru:
- politicile de confidențialitate ale terților;
- conținutul extern;
- practicile de prelucrare ale altor operatori.
Recomandăm consultarea politicilor de confidențialitate aplicabile fiecărui website accesat.
15. Modificări ale politicii
Protejarea confidențialității și utilizarea responsabilă a datelor reprezintă parte integrantă a modului în care COGNIA își desfășoară activitatea și construiește relații de încredere cu clienții și partenerii săi.
COGNIA își rezervă dreptul de a modifica periodic această Politică de Confidențialitate.
Versiunea actualizată va fi publicată pe site împreună cu data actualizării.
16. Contact
Pentru întrebări privind protecția datelor:
COGNIA SRL
E-mail: office@cognia.ro
Website: www.cognia.ro
—